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¿Cómo hacer MAS dinero en su empresa con el uso de su propia información?

El conocimiento y la información, tanto internos como externos a la empresa, son los factores esenciales para la toma de decisiones. Las empresas “son sus decisiones”. Las organizaciones, tanto para alcanzar metas organizacionales como para impulsar la productividad y el rendimiento laboral, requieren de la información completa, integral e integrada y al momento. Hoy en día y sin importar el tamaño, las empresas que generan dinero y aspiran a más, se apoyan en las tecnologías de información y comunicación para recolectar, almacenar, administrar la información y el conocimiento. Hoy, sin estas herramientas incorporadas en la toma de decisiones las empresas se rezagan, pierden dinero, se lo otorgan a otras.

Existe una controversia en las opiniones de los ejecutivos respecto a los grandes beneficios que representa incorporar estas herramientas tecnológicas para apoyar el proceso de la toma de decisiones. Pero, ¿realmente las TI juegan un papel relevante en la toma de decisiones de las grandes Corporaciones? ¿La implementación de ellas lleva a las empresas al éxito y a la obtención de sus metas? daremos respuesta a estas interrogantes. Los especialistas ofrecen a los directivos dos tecnologías completamente diferentes para apoyar los procesos administrativos. Estas son la Ingeniería de Procesos y la Administración del Conocimiento, donde la primera trata de la coordinación estructurada de las personas y la información y es de arriba hacia abajo, además supone que es fácil codificar la creación de valor y establece que las organizaciones compiten en un entorno predecible. La segunda, en cambio se centra más en la eficacia que en la eficiencia y es de abajo hacia arriba. Considera que los directivos pueden fomentar mejor el conocimiento con la inventiva y la improvisación, con las cuales la gente consigue realmente las cosas. La Administración del Conocimiento, a diferencia de la Ingeniería de procesos, considera que las actividades de creación de valor no son fáciles de precisar y supone que las organizaciones compiten en un entorno impredecible. Por otra parte, la Administración del Conocimiento da soporte a las empresas de tal forma que aquellas que pudieran capturar eficientemente el conocimiento alojado en sus organizaciones podrían adueñarse del futuro.
Las organizaciones que emplean los datos de una mejor manera, capacitan a sus empleados con técnicas para aumentar su conocimiento de los datos para que incorporen con más eficacia la información en la toma de decisiones y además ofrecerles las herramientas adecuadas. Para ello se apoyan en Sistemas de información como Data Warehouse -para almacenar grandes volúmenes de datos, que se define como una colección integrada de información corporativa diseñada para la recuperación y el análisis en apoyo a los procesos de toma de decisiones; Data Mining (Minería de datos), para hacer búsquedas de información; Sistemas de Información Gerencial como CRMs (Sistema de Administración de las relaciones con Clientes), para gestionar la información de los clientes; SCMs (Administración de la Cadena de Suministro) para administrar la logística entre proveedores y clientes y sus inventarios y DSS (Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones).
La Administración del conocimiento es una herramienta muy útil en las organizaciones para la búsqueda y obtención del conocimiento. Tanto los buscadores en la Web como la Minería de datos recopilan una gran cantidad de terabytes de emails y documentos buscando pistas que conecten a solicitantes de información con las fuentes. También señalan que los ejecutivos se ocupan en entender por qué unos empleados son más hábiles que otros para recolectar el conocimiento y en adaptarlo para su propio uso. Aconsejan buscar dentro de la organización a quiénes hacen un buen trabajo como un CRM. En contraparte, hay quienes opinan que tecnologías como la Administración del Conocimiento no es lo que todos creen que es una ficción que la Administración del Conocimiento está estratégicamente apoyando a las empresas, que si bien hay inversión en software, capacitación y otros recursos para fomentar el compartir la información entre los empleados, pero no saben dónde está la ventaja de esos gastos. El problema reside en que la mayor parte de la información ejecutiva que se comparte se basa en un modelo publicitario fallido, donde alguien recolecta la información de los empleados, la organiza, avisa su disponibilidad y se sienta a ver qué sucede. Los empleados recolectan rápidamente una gran cantidad de información y no hay tiempo para capturarla completamente, para analizarla, sistematizarla y todo al servicio de la toma de decisiones cotidiana. Solo colectan una fracción y algunas veces el conocimiento publicado es ya obsoleto. En nuestra era de información, los tiempos mejores son los peores, pues, aunque el hardware es moderno, portátil y barato, las corporaciones invierten hoy mucho más en tecnologías que, aunque cada día más barata hay una, contraproducente enorme oferta de tecnología, que hace que los ejecutivos se enfrentan a tres problemas: 1. Qué hace cada tecnología, 2. Cuál tecnología deben comprar y 3. Cómo implementarla con éxito a sus procesos principales. La mayor parte de los directivos se sienten incapaces de manejar tanto cambio tecnológico y por esa razón se involucran menos con proyectos de Tecnologías de información. La opinión sobre la ventaja estratégica al emplear las TI en las organizaciones tiene divididos en dos bandos a los ejecutivos: Los que creen que el soporte de las TI es crucial en la toma de decisiones ejecutiva y los que opinan que el empleo de las tecnologías de información no representa ninguna ventaja estratégica en las corporaciones. Sin embargo, lo importante para la toma de decisiones es que los ejecutivos no vean los proyectos de tecnologías de información solo como instalaciones tecnológicas, sino que también deben comenzar a entender estos proyectos como etapas de cambio organizacional, donde la alta dirección tiene la responsabilidad de administrar.